Varsling

Hvis du som ansatt eller student blir kjent med brudd på lov og regelverk, etiske normer eller andre kritikkverdige forhold som kan være til skade for universitetet eller enkeltpersoner ved universitetet, er det viktig at du sier fra om dette.

Hvem gjelder varslingsrutinene for?


Varslingsrutinene gjelder for arbeidstakere, fast eller midlertidig ansatte, innleide arbeidstakere og studenter ved Nord universitet.

Hva vil det si å varsle om kritikkverdige forhold?

Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold ved Nord universitet, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-1.

Kritikkverdige forhold er forhold ved Nord universitet som du er blitt kjent med, som har en viss allmenn interesse og som ikke er allment kjent eller tilgjengelige.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

  • brudd på lover og regler
  • brudd på etiske retningslinjer
  • svikt i sikkerhetsrutiner
  • arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav, f.eks. mobbing og    trakassering, rusmisbruk, dårlig arbeidsmiljø, uønsket seksuelle oppmerksomhet
  • uforsvarlig saksbehandling
  • korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
  • fare for liv eller helse
  • brudd på andre interne regler eller retningslinjer

Forhold som du mener er kritikkverdig kun ut fra din private, politiske eller etiske overbevisning, faller i utgangspunktet utenfor.

Seksuell trakassering

Ved Nord universitet skal alle studenter ha et trygt og godt læringsmiljø. Vi har nulltoleranse for trakassering og mobbing. Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som oppleves som plagsom og krenkende for den som rammes. Eksempler kan være seksuelle kommentarer, nærgående blikk, tekst- og bildemeldinger med seksuelle undertoner eller uønsket berøring.

Hva slags atferd som kan anses som seksuell trakassering, avhenger av hvordan den oppleves av den som oppmerksomheten rettes mot. Det er den som er utsatt for uønsket oppmerksomhet, som avgjør hva som er seksuell trakassering.

Varslingsplikt og rapporteringsplikt


I noen tilfeller vil du ikke bare ha en rett, men også en plikt til å varsle. Det vil alltid være rettmessig å varsle i samsvar med en varslingsplikt i lov, instruks eller reglement.

Et eksempel på varslingsplikt i medhold av lov, er arbeidsmiljøloven § 2-3 d) om trakassering på arbeidsplassen.

Verneombud har en særskilt varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven § 6-2 tredje ledd.


Det fremgår også av de Etiske retningslinjer for statstjenestemenn” punkt 2.2
at statsansatte plikter å melde fra til arbeidsgiver om forhold arbeidstaker blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. 

Hvem varsler du til?


Det er du som avgjør hvordan du vil varsle. Arbeidsmiljøloven tar ikke stilling til hvem en ansatt skal varsle til, men loven sier at den som varsler i tråd med interne rutiner, alltid vil ha varslet på en forsvarlig måte. Nedenfor, under overskriften «Hva bør en varsling inneholde», gis det en nærmere beskrivelse av hva som bør være med i varselet.

Studenter varsler til faggruppeleder, dekan eller studentombud.

Er du ansatt, oppfordres du til å varsle til nærmeste leder med personalansvar. Hvis saken ikke kan løses sammen med nærmeste leder, kan du varsle lederen på nivået over. Du kan også varsle til ledelsen via tillitsvalgt, verneombud, kollega, advokat eller andre.

Dersom du som student eller ansatt av ulike grunner ikke ønsker å ta opp forholdene på eget fakultet/avdeling, kan du varsle til organisasjonsavdelingen ved å bruke varslingsskjema.

Det er mulig å varsle anonymt; dvs. at mottaker ikke kjenner din identitet. Slik varsling vil det imidlertid være vanskeligere for Nord universitet å behandle, ettersom vi ikke kan følge opp ved behov med ytterligere spørsmål m.m. til den som har varslet. Anonym varsling kan gjøres gjennom varslingsskjemaet.

Ekstern varsling

Selv om utgangspunktet i rutinene er intern varsling, vil du alltid ha rett til å varsle til overordnet myndighet eller tilsyns- og kontrollmyndigheter. Dette kan avhengig av varslets innhold være Politiet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, Likestillings- og diskrimineringsombudet, Sivilombudsmannen, Riksrevisjonen, Nokut eller Kunnskapsdepartementet.

Du kan også ha rett til å varsle til allmennheten (offentlig varsling). Det gjøres oppmerksom på at det gjelder strengere krav til aktsomhet ved varsling til allmennheten enn ved varsling internt eller varsling til overordnede myndigheter (se nedenfor).

Dersom du har spørsmål knyttet til en eventuell varsling, kan du ta kontakt med jurist Astrid Haugskott Dahl, Astrid.H.Dahl@nord.no, tlf. 74 02 26 28. Studenter kan også kontakte studentombud (tilgjengelig fra 1. okt. 2018).

Hva bør en varsling inneholde?

Det er ikke formelle krav til innholdet i et varsel. Varselet kan være skriftlig, muntlig, åpent eller anonymt. Muligheten for å kunne følge opp et varsel henger sammen med hvor utfyllende varslet er.

Følgende punkter bør være med i et varsel:
  • fullt navn på den som varsler, men varsler kan velge å være anonym
  • varslerens arbeidssted, eventuelt studieprogram. Dette kan utelates ved anonym varsling
  • dato varslingen finner sted
  • tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett, for observasjonen av det det varsles om
  • beskrivelse av hva det varsles om
  • sted for handlingen eller unnlatelsen
  • andre vitner eller personer som kan gi opplysninger
  • eventuell kjennskap til tidligere saker som har betydning for denne saken
  • eventuelle opplysninger om at det tidligere er varslet om det samme eller tilsvarende forhold.

Forsvarlighetskravet ved varsling

For at varslingen skal være forsvarlig, stilles det krav til at du som varsler:
  • har saklig grunnlag for kritikken
  • var i god tro om de faktiske kritikkverdige forholdene
  • har tatt hensyn til ansatte og virksomheten i måten du varsler på
  • har vurdert om forholdet har allmenn interesse, og i hvilken grad opplysningene kan skade Nord universitets omdømme.
Varslingen er uforsvarlig dersom du varsler på en måte som er trakasserende eller som er unødig belastende for arbeidsmiljøet, hvis varslingen isteden kunne vært gjort på en ikke-belastende måte.

Varslingen er også uforsvarlig hvis du mot bedre vitende fremmer grunnløse påstander rettet mot kolleger eller gjentar påstander etter at det er ryddet opp i forholdene.

En varsler som går tjenestevei, eller sier ifra til andre ved Nord universitet som har ansvar eller påvirkningsmulighet i forhold til det som det varsler om, opptrer i samsvar med loven.

Du har også alltid rett til å varsle i samsvar med plikter som følger av lov, forskrift, avtale, instruks og lignende.

Ved varsling til overordnet myndighet eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheter gjelder de samme forsvarlighetskravene som ved intern varsling.

Forsvarlighetskravet ved varsling til allmennheten

Risikoen for å påføre Nord universitet og/eller ansatte skade er vanligvis mye større ved varsling til allmennheten. Forsvarlighetskravet ved varsling til allmennheten er derfor strengere enn ved intern varsling eller varsling til overordnede myndighet eller kontrollorganer, og det bør utvises stor aktsomhet dersom det vurderes å varsle til allmenheten.

Den som varsler i media, via blogger, til sosiale medier eller på andre måter gjør opplysningene tilgjengelig for offentligheten, bør som utgangspunkt først ha forsøkt å varsle internt i virksomheten, til overordnet myndighet eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheter.

Du bør i forkant vurdere følgende tre forhold spesielt nøye ved varsling til allmennheten:

  • Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold?
  • Du bør undersøke de faktiske omstendighetene så grundig det lar seg gjøre.
  • Er intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndigheter mulig eller hensiktsmessig?
  • Har allmennheten eller andre utenfor virksomheten en berettiget interesse i å få vite om forholdene?

Hvordan håndterer Nord universitet varslinger?

Hvem håndterer mottatte varsel?
Det vil ved hver enkelt varsling bli foretatt en konkret vurdering i forhold til hvem som skal involveres i den videre behandling av saken og hvilke tiltak som iverksettes. Antall involverte vil ikke være flere enn det som anses som nødvendig.

Dersom varslingsskjema nyttes, vil dette mottas av jurist Astrid Haugskott Dahl i økonomi og HR avdelingen og organisasjonssjef.

Varslingssaker behandles og arkiveres i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk.

Hensynet til varsleren
Et mottatt varsel skal behandles konfidensielt. Din identitet som varsler vil ikke bli gjort kjent for flere enn det som absolutt er nødvendig for den videre saksbehandling av varslingen. Dersom du som varsler ønsker fortrolighet om din identitet, legges saksbehandlingen opp slik at dette ivaretas.

Hvis det er nødvendig for den videre saksbehandling at din identitet som varsler gjøres kjent for de som skal ta del i den videre undersøkelsen av saken, så vil du bli gjort kjent med dette og med hvem disse personene er.

Alle som varsler via varslingskjemaet vil motta en bekreftelse på at varslet er mottatt. Den som varsler med kjent identitet eller via andre med kjent identitet, vil få en bekreftelse på at varslet er mottatt, også i de tilfeller det varsles på andre måter enn ved bruk av varslingsskjemaet.

Når saken er ferdig behandlet fra Nord universitet sin side, skal du som varsler umiddelbart gis beskjed. Du vil få beskjed uansett om oppfølgingen har vist at det har foreligget kritikkverdige forhold eller ikke.

Arbeidsmiljøloven § 2 A-2 setter forbud mot gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljølovens § 2 A-1.

Hvis fremgangsmåten ved varsling ikke er forsvarlig, er ikke en ansatt varsler vernet av forbudet mot gjengjeldelse eller negative konsekvenser.

Hensynet til den det varsles om
Hvis Nord universitet bestemmer seg for å gå videre med saken etter at den er undersøkt, så vil den eller de det varsles om som hovedregel gjøres kjent med varslet og hvilke opplysninger Nord universitet har mottatt. På den måten vil den eller de få anledning til å gi sin versjon av saken.

Øvrige varslingssystemer ved Nord

Ris og ros knyttet til studiehverdagen
Ønsker du å gi ros eller ris eller komme med forslag til forbedringer knyttet til studiehverdagen kan du nytte dette skjemaet. Her er alle studenter og ansatte velkomne til å si fra om forhold de mener det er viktig å følge opp. Meldingene som gis via dette skjemaet behandles av blant annet læringsmiljøutvalget ved Nord universitet.

Personvern
Feil og avvik kan oppstå i forbindelse med alle former for manuell eller elektronisk behandling av personopplysninger i undervisning, forskning eller administrasjon. Alle som får kjennskap til brudd på informasjonssikkerheten, eller som får vite om at personopplysninger behandles i strid med loven eller gjeldende rutiner, skal melde fra om dette.


Terskelen for å melde avvik skal være lav. At du sier fra, er en forutsetning for at Nord universitet skal kunne rette opp feil som har skjedd. Ved avvik knyttet til personvern eller informasjonssikkerhet kan du nytte et eget varslingsskjema. Dersom du varsler via dette skjemaet, vil ditt varsel gå direkte til behandlingsansvarlig. For mer informasjon om personvern ved Nord universitet, se her.

HMS for ansatte
Det er viktig at medarbeidere melder HMS-avvik. I følge arbeidsmiljøloven skal arbeidstakere aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt arbeidsmiljø. Å melde avvik er et slikt tiltak. Ved avvik knyttet til HMS for ansatte kan du nytte et eget varslingsskjema. Dersom du varsler via dette skjemaet, vil ditt varsel gå direkte til ansvarlig leder.

Publisert: 20.08.2018
Oppdatert: 21.08.2018

 Kontaktpersoner ved Nord universitet