Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være fordi du har samtykket til det, fordi utleveringen er nødvendig for å oppfylle universitets plikter ovenfor deg, eller det foreligger lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Offentlig journal
Offentlig journal inneholder offentlig informasjon om saker og dokumenter fra Nord universitets elektroniske postjournal. Dersom du sender eller mottar post fra Nord, kan derfor opplysninger om deg bli publisert. Taushetsbelagte opplysninger blir aldri publisert.
Bruk av databehandlere
Nord universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig. Det inngås da en databehandleravtale mellom Nord og databehandler som skal ivareta de registrertes rettigheter og beskyttelsesbehov.
Behandling av personopplysninger utenfor EU/EØS
I utgangspunktet blir ikke personopplysningene utlevert til internasjonale organisasjoner eller tredjeland (land utenfor EU/EØS som ikke står på EU-kommisjonens liste over godkjente land med tilstrekkelig databeskyttelse). Enkelte av Nords leverandører av IT-systemer behandler data i tredjeland, og i noen tilfeller kan dine personopplysninger bli utlevert til disse. I tillegg kan Nord utlevere opplysninger om deg i forbindelse med utvekslingsopphold utenfor EU/EØS. I disse tilfellene har Nord sørget for at lovlig behandlingsgrunnlag foreligger, og gjort nødvendige sikringstiltak for å sikre at dine personopplysninger er like sikre som om de ble behandlet innen EU/EØS.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
- Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, Unit
(Leverandør av FS) - Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO) (drifter FS)
- Studentsamskipnaden i Nord
-
Studentorganisasjoner tilknyttet Nord universitet
- Nord universitets adgangskontrollsystem
- Computas (leverandør av Studentbevisapp)
- Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
- Lånekassen
- Altran (leverandør av BAS/brukeradministrativt system Active Directory Users and Computers)
- Saksbehandlings- og arkivsystem
- Canvas (leverandør av læringsplattform)
- Inspera (leverandør av digitalt eksamenssystem)
- Urkund (leverandør av plagitakontrollsystem)
- TimeEdit (leverandør av timeplansystem)
- Kong Arthur (leverandør av integrasjonstjenester til læringsplattform, timeplansystem)
- One Voice (leverandør av krisehåndteringsverktøyet)
- Andre universiteter og høgskoler
- NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
- BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem
- Statistisk sentralbyrå (SSB)
- Sikt og Database for høyere utdanning (DBH)
- NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
- Helsedirektoratet
- Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
- Praksissteder – Helseforetak, kommuner og andre samarbeidspartnere innenfor praksisområdet
- Utenlandske institusjoner - utveksling
Telia sentralbord (Sentralbordtjeneste med oppslag i saksbehandlingssystem)
TOPdesk (Saksbehandlingssystem, betjening og oppfølging av henvendelser)
Microsoft -Office 365
Zoom
Panopto
Eco Online
ViaTracks
Arbeidslivsportalen
Microsoft Azure AD
FEIDE
Curipod
Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, Unit.
FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
Studentsamskipnaden i Nord
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Nord universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.
Studentorganisasjoner tilknyttet Nord universitet
I forbindelse med studiestart og ulike arrangementer i regi av studentorganisasjonene utleverer vi ditt navn og hvilket studium du går til studentorganisasjoner.
Nord universitets adgangskontrollsystem
Opplysninger om deg vil bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studentkortet. Studenter som ønsker studentkort, blir fotografert i Servicetorg eller i fotoboks. Bildet på aktive studentkort og nøkkelkort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.
Computas (leverandør av Studentbevisapp)
Hvis du er student ved Nord universitet, har registrert deg for semesteret og betalt semesteravgift, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt Nord-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som Nord universitet har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du selv som laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.
Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Nord universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi 1 gang i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.
Lånekassen
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.
Brukeradministrative system
For at du skal få en IT-konto ved Nord universitet, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i Nord sitt brukeradministrativt system, Active Directory Users and Computers. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til Active Directory Users and Computers.
Saksbehandling- og arkivsystem
Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved Nord universitet, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem. Følgende personopplysninger vil registreres:
- navn
- adresse
- e-postadresse
- telefonnummer
- fødselsnummer
Her lagres også eventuelle søknader, praksisvurderinger, skikkethetsvurderinger, klagesaker o.l. som skal arkiveres i din studentmappe.
Canvas (Leverandør av læringsplattform)
Ved Nord universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Canvas, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- dine emner og studieprogram
Canvas inneholder i tillegg noen av dine innleveringer, individuelle tilbakemeldinger fra faglærer, debattinnlegg(forum) og ulike typer meldinger/varsler.
Digitalt eksamenssystem
Ved Nord universitet benyttes eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Inspera Assessment. Inspera, som utvikler og drifter Inspera Assessement vil ha tilgang til følgende
personopplysninger om deg: navn
Plagiatkontrollsystem
Ved Nord universitet benyttes plagiatkontrollsystemet Urkund for å avdekke juks («litterært tyveri») ved eksamen eller obligatoriske oppgaveinnleveringer. Systemet vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- studentnummer
- e-post adresse
Timeplansystem
Ved Nord universitet benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit, som utvikler og drifter TimeEdit vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- telefonnummer
- dine emner, studieprogram og ditt studiested
Integrasjonstjenester for læringsplattform og timeplansystem
For at det skal være mulig å benytte systemer slik som TimeEdit og Canvas overføres det personopplysninger fra FS til nevnte systemer. Kong Arthur, som utvikler og drifter slike integrasjonstjenester som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til dine personopplysninger.
Krise og beredskap
Ved Nord universitet benyttes CIM som verktøy for informasjonsdeling i forbindelse med ulykker og uønskede hendelser, dette er også et sytem for varsling og mobilisering. For å få varslet deg som student ved uønskede hendelser overfører vi derfor følgende personopplysninger:
- navn
- telefonnummer
- e-post adresse
- campus
- praksissted
- pårørendeinformasjon
Andre universiteter og høgskoler
- Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Nord universitet gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Nord universitet. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.
- Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.
- Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.
- Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Nord universitet har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen.
Se gjerne personvernerklæringen for RUST.
NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
- Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.
BIBSYS/leverandør av annet biblioteksystem
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Nord universitet og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.
Statistisk sentralbyrå (SSB)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
din semesterregistrering
- ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
- ditt/dine fullførte studieprogram
- din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
- deg og din studierett på et doktorgradsprogram
Sikt og Database for høyere utdanning (DBH)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til Sikt og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til din søknad om opptak til studier:
- din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
- dine avlagte eksamener
- din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
- din(e) utveksling(er)
- om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
- deg og ditt doktorgradsprogram
NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.
Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Nord universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.
Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor Nord universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke gi begrensninger i denne innsynsretten. Det kan derfor skje at Nord universitet sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.
Praksissteder
Helseforetak, kommuner og andre samarbeidspartnere innenfor
Praksisområdet. I studier med praksis kan det forekomme at vi sender følgende personopplysninger om deg til praksissted: navn, fødselsnummer, emnekode, telefonnummer, e-postadresse og adresse.
Utenlandske institusjoner
I tilfeller hvor du skal på utveksling i dine studier kan vi sende følgende personopplysninger om deg til utenlandsk institusjon:
- navn
- fødselsdato
- e-postadresse
- adresse
- telefonnummer
- studentnummer
- nasjonalitet
- studieprogram
- kjønn
Telia sentralbord
Dersom du ringer til oss vil dette bli registrert i vår sentralbord. Vi har lagt inn opplysninger om deg i systemet slik at vi kan hjelpe deg best mulig og raskt få registrert en sak i vårt saksbehandlingssystem. Telia, som er leverandør av systemet, vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
TOPdesk saksbehandlingssystem
Henvendelser fra deg som trenger oppfølging vil bli behandlet i vårt saksbehandlingssystem. For at vi skal kunne hjelpe deg sender vi personopplysninger om deg til TOPdesk som er leverandør av systemet. De vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
Microsoft Office 365
Microsoft er leverandør av Nords kontorstøtte- og samhandlingsløsning. Her behandles opplysninger om deg for å gi deg tilgang til bl.a. e-post, Teams og SharePoint.
Zoom
Zoom er en plattform som Nord kan bruke for å strømme og/eller gjøre opptak av undervisning. Her kan opplysninger om deg behandles når du deltar på digital undervisning.
Panopto
Nord bruker Panopto som plattform for strømming og opptak av videoer. Her kan opplysninger om deg bli behandlet dersom du deltar på digital undervisning.
Eco Online
Leverandør av Nords løsning for stoffkartotek, herunder sikkerhetsdatablad ved kjemikaliehåndtering. Dersom du som student håndterer farlige kjemikalier i løpet av ditt studium, kan dine personopplysninger bli behandlet her.
ViaTracks
ViaTracks er en elektronisk kjørebok som er installert i alle bilene som Nord universitet eier/leaser. Her registreres navn, studentnummer, student-e-post og studentkortnummer på studenter som logger på kjøreboken ved bruk av bil. Kjørerute, start- og stopptidspunkt registreres også. Dette vil fortrinnsvis gjelde studenter ved trafikklærerutdanningen.
Arbeidslivsportalen
Portalen er en samhandlingsplattform mellom utdanning og arbeidsliv som brukes for håndtering av studentpraksis. Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Arbeidslivsportalen: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, informasjon om søknadsalternativer og dokumenter du laster opp i forbindelse med søknaden.
Microsoft Azure AD
En tjeneste som identifiserer dine brukeropplysninger og styrer autentisering og tilgangskontroll mot nettverk og andre IT-systemer.
FEIDE
Leverandør av felles innloggingssystem for universitets- og høyskolesektoren. Her behandles opplysninger om deg for å gi deg tilgang til alle digitale tjenester som krever innlogging
Curipod
Curipod er et studentaktivt system som kan brukes i undervisning for å skape faglig engasjement. Her kan opplysninger om deg behandles når du er pålogget via FEIDE.