Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger nødvendig for at Nord universitet kan
• behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
• utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
• dokumentere dine utdanningsresultater

Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har institusjonen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Nord universitet vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

I noen tilfeller kan vi behandle sensitive opplysninger om deg. Behandling av søknad om tilrettelegging eller permisjoner på grunn av helse og behandling av dispiplinærsak eller skikkethetssak er eksempler på tilfeller der dette kan bli nødvendig. Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Når du søker om opptak til Nord universitet vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

• vurdering av om du er kvalifisert for opptak
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• kontroll av utdanningsplan
• oppretting av fakturaer
• når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
• inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Nord universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

I utgangspunktet bli ikke personopplysningene blir utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner. Unntaket er dersom du er låntaker ved universitetsbiblioteket. Da vil dine personopplysninger bli utlevert til Israel, gjennom underleverandør Ex Libris GmbH. Israel står på EU-kommisjonens liste over godkjente land med tilstrekkelig databeskyttelse. Dine personopplysninger kan også bli utlevert til land utenfor EU/EØS i forbindelse med utvekslingsopphold.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, Unit.
FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Studentsamskipnaden i Nord
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Nord universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

Nord universitets adgangskontrollsystem
Opplysninger om deg vil bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studentkortet. Studenter som ønsker studentkort, blir fotografert i Servicetorg eller i fotoboks. Bildet på aktive studentkort og nøkkelkort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.

Computas (leverandør av Studentbevisapp)
Hvis du er student ved Nord universitet, har registrert deg for semesteret og betalt semesteravgift, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt Nord-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som Nord universitet har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du selv som laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Nord universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi  1 gang i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

Lånekassen
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

Brukeradministrative system
For at du skal få en IT-konto ved Nord universitet, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i Nord sitt brukeradministrativt system, Active Directory Users and Computers. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til Active Directory Users and Computers.

Arkivsystem
Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved Nord universitet, vil dette være registrert i universitetets arkivsystem. Følgende personopplysninger vil registreres:
- navn
- adresse
- e-post
- telefonnummer
Her lagres også dokumentasjon som vedlegges søknader.

Canvas (Leverandør av læringsplattform)
Ved Nord universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Canvas, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- dine emner og studieprogram

Canvas inneholder i tillegg  noen av dine innleveringer, indviduelle tilbakemelidnger fra faglærer, debattinnlegg(forum) og ulike typer meldinger/varsler.

Digitalt eksamenssystem
Ved Nord universitet benyttes eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Inspera Assessment.  Inspera, som utvikler og drifter Inspera Assessement vil ha tilgang til følgende
personopplysninger om deg: navn

Plagiatkontrollsystem
Ved Nord universitet benyttes plagiatkontrollsystemet Urkund for å avdekke juks («litterært tyveri») ved eksamen eller obligatoriske oppgaveinnleveringer. Systemet vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- studentnummer
- e-post adresse

Timeplansystem
Ved Nord universitet benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit, som utvikler og drifter TimeEdit vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- telefonnummer
- dine emner, studieprogram og ditt studiested

Integrasjonstjenester for læringsplattform og timeplansystem
For at det skal være mulig å benytte systemer slik som TimeEdit og Canvas overføres det personopplysninger fra FS til nevnte systemer. Kong Arthur, som utvikler og drifter slike integrasjonstjenester som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Krise og beredskap
Ved Nord univeristet  benyttes CIM som verktøy for informasjonsdeling i forbindelse med ulykker og uønskede hendelser, dette er også et sytem for varsling og mobilisering. For å få varslet deg som student ved uønskede hendelser overfører vi derfor følgende personopplysninger:
- navn
- telefonnummer
- e-post adresse
- campus
- praksissted
- pårørendeinformasjon

Andre universiteter og høgskoler
-Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Nord universitet gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Nord universitet. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

-Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

-Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Nord universitet har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

BIBSYS/leverandør av annet biblioteksystem
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Nord universitet og ta i bruk  bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.

Statistisk sentralbyrå (SSB)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
din semesterregistrering
- ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
- ditt/dine fullførte studieprogram
- din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
- deg og din studierett på et doktorgradsprogram

NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til
din søknad om opptak til studier:
- din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
- dine avlagte eksamener
- din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
- din(e) utveksling(er)
- om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
- deg og ditt doktorgradsprogram

NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Nord universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor Nord universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Nord universitet sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

Praksissteder
Helseforetak, kommuner og andre samarbeidspartnere innenfor
Praksisområdet. I studier med praksis kan det forekomme at vi sender følgende personopplysninger om deg til praksissted: navn, fødselsnummer, emnekode, telefonnummer og adresse

Internasjonalisering
I tilfeller hvor du skal på utveksling i dine studier sender vi følgende personopplysninger om deg til utenlandsk institusjon:
- navn
- fødselsnummer
- e-postadresse
- adresse
- telefonnummer
- bankkontonummer
- studentnummer
- nærmeste pårørende
- nasjonalitet
- kjønn

Facebook Custom Audience
Hvis du har takket ja til studieplass ved Nord universitet, kan din e-postadresse bli overført til Facebook Custom Audience. Facebook opptrer som databehandler, og skal slette din e-postadresse etter at Custom Audience er levert. De skal ikke dele med tredjeparter og ikke bruke dine personopplysninger til å bygge profil. Facebook vil gjennomføre en matching mellom e-postadressen og Facebooks medlemsdatabase. Du kan da motta tilpasset informasjon til deg som student, for eksempel om det studiestedet du har fått studieplass på, og nyttig informasjon til studenter. Hjemmelen for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f om berettigede interesser.

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Nord universitet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Nord universitet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
 
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.