Personvernerklæring for søkere og studenter

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nord universitet håndterer dine personopplysninger samt dine rettigheter og plikter tilknyttet behandlinger. 

​​​​​​​​​Hva er en personvernerklæring?

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nord universitet håndterer dine personopplysninger. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger nødvendig for at Nord universitet kan

    • behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
    • utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
    • dokumentere dine utdanningsresultater
    • ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS) i forbindelse med laboratoriearbeid o.l.

Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har institusjonen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Nettundervisning

Nettundervisning i sanntid
Ved nettundervisning i sanntid (streaming) er det i utgangspunktet frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd. Dette styres av studenten ved å benytte seg av innstillingsmuligheter ved tilkobling til nettundervisningen, og kan også når som helst endres så lenge strømmingen foregår.

Opptak
Nord universitet kan gjøre opptak av nettundervisning som studenter deltar på. Foreleser vil i oppstarten av nettundervisningen informere om opptak vil bli gjort. Opptaket kan omfatte bilde, lyd, foreleserens foiler og/eller video der foreleseren og foilene er i fokus, men med mulighet for at bilde/video og/eller stemmen til studenter blir med i opptaket.

Opptak publiseres som en læringsressurs på Canvas og vil være tilgjengelig for alle studenter på det aktuelle emnet/kurset. Opptak blir lagret på et sikkert sted så lenge de er faglig relevante.

Formål
Formålet med nettundervisning er å gjøre undervisning tilgjengelig for studentene. Formålet med å gjøre opptak av nettundervisningen, er å gjøre den tilgjengelig for studentene som er forhindret fra å følge undervisningen i sanntid. 

Samtykke eller annet behandlingsgrunnlag
I de tilfeller der lyd/bilde av studentene vises på opptaket, kreves det at Nord har behandlingsgrunnlag for å gjøre opptak. 

For undervisning der det er essensielt for å oppnå formålet med undervisningen at studenter deltar aktivt, vil det anses å være av allmennhetens interesse å behandle personopplysningene til deltakerne i undervisningen. I slike tilfeller kreves ikke samtykke fra studentene til å gjøre opptak. Behandlingsgrunnlaget vil være hjemlet i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e, jfr, universitets- og høyskoleloven § 3-8 om undervisning, § 4-2 om utdanningsplan, og § 4-3 om studentenes læringsmiljø.

Ved opptak av andre typer undervisning, kreves samtykke fra studenter som er identifiserbare i opptaket, jfr GDPR art 6 nr. ​2 bokstav a). Du vil i så fall bli bedt om å gi ditt samtykke. Samtykket kan trekkes tilbake. Tilbaketrekning av samtykke må skje skriftlig til administrasjonen ved det aktuelle fakultet.

Dersom du ikke ønsker å avgi et samtykke, eller ikke ønsker å være identifiserbar på et opptak, kan du gjøre følgende:

    • Logge inn med anonymt brukernavn (avhengig av hvilket verktøy som brukes)
    • Slå av mikrofon og kamera
    • Sende spørsmål til foreleser via privat chat, epost eller i eventuelle pauser der opptak stoppes.
    • Ikke delta i undervisningen i sanntid, men i stedet se opptaket i ettertid
Kan studenter gjøre opptak av undervisningen? ​

Undervisning, veiledningssamtaler, eksamen o.l. anses ikke å være rent personlig aktivitet, og omfattes derfor av Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Lovdata En student har dermed ikke lov å gjøre lyd- eller videoopptak uten å ha innhentet et informert samtykke fra samtlige deltakere som er identifiserbare i opptaket. Dette innebærer at verken stemme, bilde, navn eller andre identifiserbare opplysninger om en person kan fremgå av opptaket uten at man har samtykke fra personen. Studenten vil ha ansvar for å følge gjeldende regler for behandling av personopplysninger.  Blant annet skal deltakerne informeres om hvordan de kan trekke sitt samtykke, og når opptaket skal slettes m.m. Mer informasjon finnes her: Personvernprinsippene | Datatilsynet

Hvis studenter får samtykke fra alle deltakerne til å gjøre egne opptak, kan opptaket ikke distribueres i strid med Lov om opphavsrett til åndsverk mv. (åndsverkloven) - Lovdata.  Dette betyr at opptaket kun kan være til eget bruk, og ikke kan deles med noen. Dersom studenter har et nødvendig behov for å dele opptaket med medstudenter som ikke har hatt anledning til å delta i undervisningen, må man ta kontakt med foreleser for å få samtykke til dette.

Kort om Felles Studentsystem (FS)

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Nord universitet vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Hvilke personopplysninger blir behandlet?

I noen tilfeller kan vi behandle sensitive opplysninger om deg. Behandling av søknad om tilrettelegging eller permisjoner på grunn av helse og behandling av dispiplinærsak eller skikkethetssak er eksempler på tilfeller der dette kan bli nødvendig. Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Hvordan samler vi inn personopplysninger?

Personopplysningene dine kan hentes fra:
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb 
5. Socialboards
6. Sosiale medier
7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
8. Andre universitet/høgskoler
9. Kontakt- og reservasjonsregisteret
10. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
11. Andre personer som registrerer deg i Nomination
12. Saksbehandlere ved Nord universitet
13. Undervisning ved Nord unviersitet
14. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
15. Lånekassa
16. Digitale eksamenssystem
17. Fagpersonweb
18. Brukeradministrativt system
19. Institusjonens økonomisystem
20. CRIStin (Current Research information system in Norway)

Frivillige registreringer
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
5. Socialboards
6. Sosiale medier

1.-4. Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Nord universitet. 

5.-6. Det er frivillig for deg å sende inn personopplysninger til oss via sosiale medier og i chatten på vår hjemmeside. Nord har databehandleravtale med Socialboards om levering av chattjeneste. Personopplysninger som du legger inn i chatten vil bli behandlet i henhold til GDPR, og vil bli slettet innen 12 måneder. Du må ikke sende inn sensitive data til oss via chat eller sosiale medier.

7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til Nord universitet via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

8. Andre universitet/høgskoler
a) Har du oppnådd resultater ved andre læresteder i Norge?
Søker du opptak til Nord universitet og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

b) Emrex – resultater fra universitet/høgskoler utenfor Norge
Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Nord universitet. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

c) Register over utestengte studenter (RUST)
Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Nord universitet gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Nord universitet vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

9. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke
7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til Nord universitet via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

10. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Nord universitet. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

11. Andre personer som registrerer deg i Nomination
Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

12. Saksbehandlere ved Nord universitet
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Nord universitet registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier. Det kan også være i forbindelse med disiplinærsaker, skikkethetssaker og tilretteleggingssaker. Det kan også finnes tilfeller der saksbehandlere registrerer opplysninger om deg for at du skal kunne gjennomføre studiet. Et eksempel på dette er at Nord universitet fører register over studenter som har adgang til spesialrom.

13. Undervisning ved Nord unviersitet
Opptak eller streaming av undervingsning kan forekomme.

14. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

15. Lånekassa
Lånekassa sender Nord universitet lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.

16. Digitale eksamenssystem
Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

17. Fagpersonweb
På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

18. Brukeradministrativt system
For at du skal få en IT-konto ved Nord universitet og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i vårt brukeradministrativt system. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), hvor du er student (fakultet/avdeling),  alle adresser, telefonnummer, e-post adresser, studentnummer.

19. Økonomisystem
Ved Nord universitet behandles betaling av semesteravgift i Agresso, kursavgifter og andre studieavgifter. Det innebærer at følgende opplysninger om deg sendes fra FS til Agresso:  studentnummer, personnavn, kundegruppe, alle telefonnummer, alle adresser, e-postadresser og url (nettlenke) hvis du er registrert med dette.

20. CRIStin (database for forskningsresultater og informasjon for dokumentasjon av vitenskapelig aktivitet)
Dersom du er stipendiat og ansatt ved Nord universitet blir det overført følgende personinformasjon om deg fra personalsystemet ved Nord universitet til CRIStin:
• fødselsnummer
• navn
• stilling
• kjønn
• alder
• fakultetstilhørighet
I tillegg kan du selv registrere forskningen din i CRIStin.

I noen tilfelle utfører vi automatisk saksbehandling

Når du søker om opptak til Nord universitet vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

  • vurdering av om du er kvalifisert for opptak
  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
  • oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
  • kontroll av utdanningsplan
  • oppretting av fakturaer
  • når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
  • inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
  • beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Som utgangspunkt skal ikke personopplysninger lagres lengre enn det som er nødvendig. Det er behandlingsansvarliges ansvar å vurdere hvor lenge det er nødvendig å ha opplysningene tilgjengelig. I noen tilfeller har vi en plikt til å lagre opplysningene i en viss tid, i henhold til nasjonal lovgivning.

Selv om vi sletter personopplysningene i våre datasystemer, vil arkivloven i mange tilfeller kreve at opplysningene arkiveres.

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid. Det finnes noen unntak:

Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.

Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.

Hvis Nord universitet mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Nord universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

I utgangspunktet bli ikke personopplysningene blir utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner. Unntaket er dersom du er låntaker ved universitetsbiblioteket. Da vil dine personopplysninger bli utlevert til Israel, gjennom underleverandør Ex Libris GmbH. Israel står på EU-kommisjonens liste over godkjente land med tilstrekkelig databeskyttelse. Dine personopplysninger kan også bli utlevert til land utenfor EU/EØS i forbindelse med utvekslingsopphold.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  1. Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, Unit
    (Leverandør av FS)
  2. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO) (drifter FS)
  3. Studentsamskipnaden i Nord
  4. Studentorganisasjoner tilknyttet Nord universitet: I forbindelse med studiestart og ulike arrangementer i regi av studentorganisasjonene utleverer vi ditt navn og hvilket studie du går til studentorganisasjoner.
  5. Nord universitets adgangskontrollsystem
  6. Computas (leverandør av Studentbevisapp)
  7. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  8. Lånekassen
  9. Altran (leverandør av BAS/brukeradministrativt system Active Directory Users and Computers) 
  10. Arkvisystem
  11. Canvas (leverandør av læringsplattform)
  12. Inspera (leverandør av digitalt eksamenssystem)
  13. Urkund (leverandør av plagitakontrollsystem)
  14. TimeEdit (leverandør av timeplansystem)
  15. Kong Arthur (leverandør av integrasjonstjenester til læringsplattform, timeplansystem)
  16. One Voice (leverandør av krisehåndteringsverktøyet)
  17. Andre universiteter og høgskoler
  18. NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
  19. BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem
  20. Statistisk sentralbyrå (SSB)
  21. NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH) 
  22. NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
  23. Helsedirektoratet
  24. Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
  25. Praksissteder – Helseforetak, kommuner og andre samarbeidspartnere innenfor praksisområdet
  26. Internasjonalisering (Utveksling)

  27. Telia sentralbord (Sentralbordtjeneste med oppslag i saksbehandlingssystem)

  28. TOPdesk (Saksbehandlingssystem, betjening og oppfølging av henvendelser)​

Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, Unit.
FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Studentsamskipnaden i Nord
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Nord universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

Nord universitets adgangskontrollsystem
Opplysninger om deg vil bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studentkortet. Studenter som ønsker studentkort, blir fotografert i Servicetorg eller i fotoboks. Bildet på aktive studentkort og nøkkelkort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.

Computas (leverandør av Studentbevisapp)
Hvis du er student ved Nord universitet, har registrert deg for semesteret og betalt semesteravgift, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt Nord-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som Nord universitet har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du selv som laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Nord universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi  1 gang i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

Lånekassen
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

Brukeradministrative system
For at du skal få en IT-konto ved Nord universitet, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i Nord sitt brukeradministrativt system, Active Directory Users and Computers. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til Active Directory Users and Computers.

Arkivsystem
Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved Nord universitet, vil dette være registrert i universitetets arkivsystem. Følgende personopplysninger vil registreres:
- navn
- adresse
- e-post
- telefonnummer
Her lagres også dokumentasjon som vedlegges søknader.

Canvas (Leverandør av læringsplattform)
Ved Nord universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Canvas, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- dine emner og studieprogram

Canvas inneholder i tillegg  noen av dine innleveringer, indviduelle tilbakemelidnger fra faglærer, debattinnlegg(forum) og ulike typer meldinger/varsler.

Digitalt eksamenssystem
Ved Nord universitet benyttes eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Inspera Assessment.  Inspera, som utvikler og drifter Inspera Assessement vil ha tilgang til følgende
personopplysninger om deg: navn

Plagiatkontrollsystem
Ved Nord universitet benyttes plagiatkontrollsystemet Urkund for å avdekke juks («litterært tyveri») ved eksamen eller obligatoriske oppgaveinnleveringer. Systemet vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- studentnummer
- e-post adresse

Timeplansystem
Ved Nord universitet benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit, som utvikler og drifter TimeEdit vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:
- navn
- e-post
- telefonnummer
- dine emner, studieprogram og ditt studiested

Integrasjonstjenester for læringsplattform og timeplansystem
For at det skal være mulig å benytte systemer slik som TimeEdit og Canvas overføres det personopplysninger fra FS til nevnte systemer. Kong Arthur, som utvikler og drifter slike integrasjonstjenester som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Krise og beredskap
Ved Nord univeristet  benyttes CIM som verktøy for informasjonsdeling i forbindelse med ulykker og uønskede hendelser, dette er også et sytem for varsling og mobilisering. For å få varslet deg som student ved uønskede hendelser overfører vi derfor følgende personopplysninger:
- navn
- telefonnummer
- e-post adresse
- campus
- praksissted
- pårørendeinformasjon

Andre universiteter og høgskoler
-Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Nord universitet gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Nord universitet. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

-Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

-Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Nord universitet har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

BIBSYS/leverandør av annet biblioteksystem
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Nord universitet og ta i bruk  bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.

Statistisk sentralbyrå (SSB)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
din semesterregistrering
- ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
- ditt/dine fullførte studieprogram
- din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
- deg og din studierett på et doktorgradsprogram

NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til din søknad om opptak til studier:
- din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
- dine avlagte eksamener
- din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
- din(e) utveksling(er)
- om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
- deg og ditt doktorgradsprogram

NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
Nord universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Nord universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor Nord universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Nord universitet sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

Praksissteder
Helseforetak, kommuner og andre samarbeidspartnere innenfor
Praksisområdet. I studier med praksis kan det forekomme at vi sender følgende personopplysninger om deg til praksissted: navn, fødselsnummer, emnekode, telefonnummer, e-postadresse​ og adresse

Internasjonalisering
I tilfeller hvor du skal på utveksling i dine studier sender vi følgende personopplysninger om deg til utenlandsk institusjon:
- navn
- fødselsnummer
- e-postadresse
- adresse
- telefonnummer
- bankkontonummer
- studentnummer
- nærmeste pårørende
- nasjonalitet
- kjønn

​Telia sentralbord
Dersom du ringer til oss vil dette bli registrert i vår sentralbord. Vi har lagt inn opplysninger om deg i systemet slik at vi kan hjelpe deg best mulig og raskt få registrert en sak i vårt saksbehandlingssystem. Telia, som er leverandør av systemet, vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:

  • navn
  • telefonnummer
  • e-post

TOPdesk saksbehandlingssystem
Henvendelser fra deg som trenger oppfølging vil bli behandlet i vårt saksbehandlingssystem. For at vi skal kunne hjelpe deg sender vi personopplysninger om deg til TOPdesk som er leverandør av systemet. De vil ha tilgang til følgende personopplysninger om deg:

  • navn
  • telefonnummer
  • e-post

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Nord universitet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte som behandler personopplysninger er underlagt taushetsplikt og gis opplæring i personvern. Alle registreringer logges.

Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Nord universitet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Nord universitet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
 
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Oppdatert: 26.03.2020
Publisert: 29.06.2018


Kontakt

Behandlingsansvarlig      
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt under punkt "Dine rettigheter",  kan du ta kontakt på behandlingsansvarlig@nord.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud
Nord universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Nord universitet. Personvernombud for behandlinger av personopplysninger ved Nord universitet er Toril Irene Kringen​​ og kan nås via e-post: personvernombud@nord.no.


Tjenesteleverandør
Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Unit) er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Unit utvikler og forvalter FS og at Unit har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: postmottak@kdto.no