Varslingsrutiner

Varslingsrutinane gjeld for arbeidstakarar, faste eller mellombels tilsette, innleigde arbeidstakarar og studentar ved Nord universitet.

Å varsle er å seie frå om kritikkverdige tilhøve ved Nord universitet, jf. arbeidsmiljølova § 2 A-1.

Kritikkverdige tilhøve er tilhøve ved Nord universitet som du er blitt kjent med, som har ei viss ålmenn interesse og som ikkje er ålment kjende eller tilgjengelege.

Døme på kritikkverdige tilhøve kan vere:

• brot på lover og reglar
• brot på etiske retningslinjer
• svikt i tryggingsrutinar
• arbeidstilhøve i strid med krava i arbeidsmiljølova, t.d. mobbing og trakassering, rusmisbruk, dårleg arbeidsmiljø, uønskt seksuell merksemd
• uforsvarleg saksbehandling
• korrupsjon eller andre økonomiske misleghald
• fare for liv eller helse
• brot på andre interne reglar eller retningslinjer

Tilhøve som du meiner er kritikkverdig berre ut frå di private, politiske eller etiske overtyding, fell i utgangspunktet utanfor.

Ved Nord universitet skal alle studentar ha eit trygt og godt læringsmiljø. Vi har nulltoleranse for trakassering og mobbing. Seksuell trakassering er uønskt seksuell merksemd som opplevast som plagsam og krenkande for den som blir råka av det. Døme kan vere seksuelle kommentarar, nærgåande blikk, tekst- og biletmeldingar med seksuelle undertonar eller uønskt berøring.

Kva slags åtferd som kan reknast som seksuell trakassering, avhenger av korleis han blir opplevd av den som merksemda rettast mot. Det er den som er utsett for uønskt merksemd, som avgjer kva som er seksuell trakassering.

I somme tilfelle vil du ikkje berre ha ein rett, men også ei plikt til å varsle. Det vil alltid vere rettmessig å varsle i samsvar med ei varslingsplikt i lov, instruks eller reglement.

Eit døme på varslingsplikt i medhald av lov, er arbeidsmiljølova § 2-3 d) om trakassering på arbeidsplassen.

Verneombod har ei særskild varslingsplikt etter arbeidsmiljølova § 6-2 tredje ledd.

Det går også fram av "Etiske retningslinjer for statstenestemenn" punkt 2.2
at statstilsette pliktar å melde frå til arbeidsgjevar om tilhøve arbeidstakar blir kjent med og som kan påføre arbeidsgjevar, tilsette eller omgjevnadene tap eller skade, slik at det kan setjast i verk tiltak med sikte på å unngå eller avgrense tapet eller skaden. 

Det er du som avgjer korleis du vil varsle. Arbeidsmiljølova tek ikkje stilling til kven ein tilsett skal varsle til, men lova​ seier at den som varslar i tråd med interne rutinar, alltid vil ha varsla på ein forsvarleg måte. Nedanfor, under overskrifta "Kva bør ei varsling innehalde", blir det gjeve ei nærmare skildring av kva som bør vere med i varselet.

Studentar varslar til faggruppeleiar, dekan eller studentombod.

Om du er tilsett, oppmodast du til å varsle til nærmaste leiar med personalansvar. Om saka ikkje kan løysast saman med nærmaste leiar, kan du varsle leiaren på nivået over. Du kan også varsle til leiinga via tillitsvald, verneombod, kollega, advokat eller andre.

Om du som student eller tilsett av ulike grunnar ikkje ønskjer å ta opp tilhøva på eige fakultet/avdeling, kan du varsle til organisasjonsavdelinga ved å bruke varslingsskjema.

Det er mogleg å varsle anonymt; dvs. at mottakar ikkje kjenner identiteten din. Slik varsling vil det likevel vere vanskelegare for Nord universitet å behandle, ettersom vi ikkje kan følgje opp ved behov med ytterlegare spørsmål m.m. til den som har varsla. Anonym varsling kan gjerast gjennom varslingsskjemaet.

Sjølv om utgangspunktet i rutinane er intern varsling, vil du alltid ha rett til å varsle til overordna styresmakt eller tilsyns- og kontrollstyresmakter. Dette kan avhengig av innhaldet i varselet vere Politiet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, Likestillings- og diskrimineringsombodet, Sivilombodsmannen, Riksrevisjonen, Nokut eller Kunnskapsdepartementet.

Du kan også ha rett til å varsle ålmenta (offentleg varsling). Vi gjer merksam på at det gjeld strengare krav til aktsemd ved varsling til ålmenta enn ved varsling internt eller varsling til overordna styresmakter (sjå nedanfor).

Om du har spørsmål knytt til ei eventuell varsling, kan du ta kontakt med jurist Astrid Haugskott Dahl. Studentar kan også kontakte studentombod.

Det er ikkje formelle krav til innhaldet i eit varsel. Varselet kan vere skriftleg, munnleg, ope eller anonymt. Utsikta for å kunne følgje opp eit varsel heng saman med kor utfyllande varselet er.

Følgjande punkt bør vere med i eit varsel:

• Kva varslas det om? Gje ei beskriving av det som blir varsla om
• Kor gjekk handlinga/observasjonen føre seg?
• Tidspunkt for hendinga/observasjonen det blir varsla om
• Andre vitne eller personar som kan gi opplysingar
• Kjenner du til tidlegare saker som har betyding for denne saken? 
• Veit du om det er varsla om det same eller tilsvarande forholdet tidlegare?

For at varslinga skal vere forsvarleg, stillast det krav til at du som varslar:

• har sakleg grunnlag for kritikken
• var i god tru om dei faktiske kritikkverdige tilhøva
• har teke omsyn til tilsette og verksemda i måten du varslar på
• har vurdert om tilhøvet har ålmenn interesse, og i kva grad opplysningane kan skade omdømet til Nord universitet.

Varslinga er uforsvarleg om du varslar på ein måte som er trakasserande eller som er unødig belastande for arbeidsmiljøet, om varslinga i staden kunne vore gjort på ein ikkje-belastande måte.

Varslinga er også uforsvarleg om du mot betre vitande fremjar grunnlause påstandar retta mot kollegaar eller gjentek påstandar etter at det er rydda opp i tilhøva.

Ein varslar som går tenesteveg, eller seier ifrå til andre ved Nord universitet som har ansvar eller påverknadshøve i samsvar med det som det varslast om, opptrer i samsvar med lova.

Du har også alltid rett til å varsle i samsvar med plikter som følgjer av lov, forskrift, avtale, instruks og liknande.

Ved varsling til overordna styresmakt eller tilsyns- eller kontrollstyresmakter gjeld dei same forsvarlegkrava som ved intern varsling.

Risikoen for å påføre Nord universitet og/eller tilsette skade er vanlegvis mykje større ved varsling til ålmenta. Forsvarlegkravet ved varsling til ålmenta er difor strengare enn ved intern varsling eller varsling til overordna styresmakt eller kontrollorgan, og det bør utvisast stor aktsemd om det vurderast å varsle til ålmenta.

Den som varslar i media, via bloggar, til sosiale medium eller på andre måtar gjer opplysningane tilgjengelege for ålmenta, bør som utgangspunkt først ha prøvd å varsle internt i verksemda, til overordna styresmakt eller til tilsyns- eller kontrollstyresmakter.

Du bør i forkant vurdere følgjande tre tilhøve spesielt nøye ved varsling til ålmenta:

• Er det grunn til å tru at det faktisk ligg føre kritikkverdige tilhøve?
• Du bør undersøkje dei faktiske omstenda så grundig det let seg gjere.
• Er intern varsling, varsling til overordna styresmakt eller varsling til offentleg tilsyns- eller kontrollstyresmakter mogleg eller føremålstenleg?
• Har ålmenta eller andre utanfor verksemda ei velgrunna interesse i å få vite om tilhøva?

Kven handterer mottekne varsel?

Det vil ved kvar enkelt varsling bli gjort ei konkret vurdering i høve til kven som skal involverast i den vidare behandlinga av saka og kva slags tiltak som setjast i verk. Talet på involverte vil ikkje vere fleire enn det som blir rekna som naudsynt.

Om ein nyttar varslingsskjema, vil dette blir motteke av jurist Astrid Haugskott Dahl i økonomi og HR-avdelinga og organisasjonssjef.

Varslingssaker behandlast og arkiverast i samsvar med det regelverket som gjeld til ei kvar tid.

Omsynet til varslaren

Eit motteke varsle skal behandlast konfidensielt. Identiteten din som varslar vil ikkje bli gjort kjent for fleire enn det som absolutt er naudsynt for den vidare saksbehandlinga av varslinga. Om du som varslar ønskjer fortrulegheit om identiteten din, blir saksbehandlinga lagt opp slik at ein tek vare på dette.

Om det er naudsynt for den vidare saksbehandlinga at identiteten din som varslar blir gjort kjent for dei som skal ta del i den vidare undersøkinga av saka, så vil du bli gjort kjent med dette og med kven desse personane er.

Alle som varslar via varslingsskjemaet vil få ei stadfesting på at varslet er motteke. Den som varslar med kjent identitet eller via andre med kjent identitet, vil få ei stadfesting på at varslet er motteke, også i dei tilfella det varslast på andre måtar enn ved bruk av varslingsskjemaet.

Når saka er ferdig behandla frå Nord universitet si side, skal du som varslar straks få melding. Du vil få melding same om oppfølginga har vist at det låg føre kritikkverdige tilhøve eller ikkje.

Arbeidsmiljølova § 2 A-2 set forbod mot gjengjelding mot ein arbeidstakar som varslar i samsvar med § 2 A-1 i arbeidsmiljølova.

Om framgangsmåten ved varsling ikkje er forsvarleg, er ikkje ein tilsett varslar verna av forbodet mot gjengjelding eller negative konsekvensar.

Omsynet til den det varslast om

Om Nord universitet bestemmer seg for å gå vidare med saka etter at ho er undersøkt, vil den eller dei det varslast om som hovudregel bli gjort kjent med varslet og kva opplysningar Nord universitet har motteke. På den måten vil den eller dei få høve til å gje sin versjon av saka.

Ris og ros knytt til studiekvardagen

Ønskjer du å gje ros eller ris eller kome med framlegg til betringar knytte til studiekvardagen kan du nytte dette skjemaet. Her er alle studentar og tilsette velkomne til å seie frå om tilhøve dei meiner det er viktig å følgje opp. Meldingane som gjevast via dette skjemaet behandlast av mellom anna læringsmiljøutvalet ved Nord universitet.

Personvern

Feil og avvik kan oppstå i samband med alle former for manuell eller elektronisk behandling av personopplysningar i undervising, forsking eller administrasjon. Alle som får kjennskap til brot på informasjonstryggleiken, eller som får vite om at personopplysningar behandlast i strid med lova eller gjeldande rutinar, skal melde frå om dette.

Terskelen for å melde avvik skal vere låg. At du seier frå, er ein føresetnad for at Nord universitet skal kunne rette opp feil som har skjedd. Ved avvik knytte til personvern eller informasjonstryggleik kan du nytte eit eige varslingsskjema. Om du varslar via dette skjemaet​, vil varselet frå deg gå direkte til behandlingsansvarleg. Meir informasjon om personvern ved Nord universitet

HMS for tilsette

Det er viktig at medarbeidarar melder HMS-avvik. Ifølgje arbeidsmiljølova skal arbeidstakarar aktivt medverke ved gjennomføring av dei tiltaka som blir sette i verk for å skape eit godt arbeidsmiljø. Å melde avvik er eit slikt tiltak. Ved avvik knytte til HMS for tilsette kan du nytte eit eige varsling​sskjema. Om du varslar via dette skjemaet, vil varselet frå deg gå direkte til ansvarleg leiar.